En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires :
1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes)
Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien :
Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance
Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels
Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation
Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction
Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d'activité.
2/ Organiser l'anticipation et sécuriser l'activité de la direction
Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d'anticipation :
Détecter les risques de conflits d'agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions
Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants
Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision
Veiller à ce que chaque rendez-vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé
3/ Coordonner et piloter les échéances collectives
Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM :
Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes
Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement
Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d’une visibilité sur l’avancement des travaux.
4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement
Disposant d'une vision transverse de l'activité, vous contribuez activement à l'amélioration continue de l'organisation :
Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d’assistance
Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif
Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances
5/ Mettre le numérique au service de l'organisation
Particulièrement à l'aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail :
Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage
Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction
Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives
Accompagner la direction dans l'adoption de nouveaux outils et usages
