La DNUM a pour mission d’accompagner la transformation numérique des ministères sociaux (Santé, Travail, Solidarité).
Elle conseille les directions de politiques publiques, conçoit des produits et solutions numériques accessibles, durables, et utiles au lien social, veille au fonctionnement de l’écosystème numérique du ministère et impulse des usages numériques individuels et collectifs adaptés aux nouvelles attentes pour gagner en efficacité et en mobilité.
Le poste d’assistant(e) de direction est rattaché au cabinet de la directrice du numérique et de son adjoint.
Vos missions, exercées en binôme avec une autre assistante de direction, s’articulent autour de différentes composantes :
1/ Vous assistez l’équipe de direction et intervenez en appui aux membres du futur COMEX de la Dnum en cours de préfiguration pour effectuer :
• la constitution des dossiers préparatoires aux réunions, mise en forme des notes, courriers ou présentations type PowerPoint pour la directrice et son adjoint en priorité,
• l’organisation des événements/réunions : réservations de salles, accueil…,
• la réalisation et le suivi de tableaux de bord : astreintes et congés du COMEX, planning des réunions…,
• l’interface avec les interlocuteurs internes et externes (physique, téléphonique, teams, mail…),
• la gestion des courriers, suivi du processus dématérialisé via Pegase/ELISE ; suivi et la mise à jour de Pegase (parapheur électronique),
• la gestion de la planification collective des agendas et des déplacements ; la formalisation des ordres de mission, réservation transports et hôtels et traitement des remboursements, relations avec l’agence de voyage contractuelle. Vous êtes valideur hiérarchique des ordres de missions et états de frais dans ChorusDT,
• le classement et l’archivage des documents.
Sous l’autorité directe des responsables du cabinet (en cible 2026 : directeur de cabinet et directeur de cabinet adjoint) et, en lien avec l’équipe communication de la DNUM, vous contribuez à la coordination, la circulation des informations en interne et externe (Paco, espace collaboratif…) et relayez l’information auprès de l’ensemble des collaborateurs.
Vous assurez le suivi, la relance et la bonne livraison des éléments demandés par la direction.
Vous contribuez à la définition des méthodes collectives de travail, l’actualisation et l’optimisation des procédures, ainsi qu’à la veille et la continuité du service entre les assistant(e)s.
Pourquoi nous rejoindre ?
. Un parcours d’intégration sur mesure avec un référent dédié dès votre arrivée
. Un accès facilité à la formation
. Accès réseau crèche
. Restaurant inter-entreprise sur site avec prise en charge partiel du coût du repas
. Participation aux transports (75% + forfait mobilité durable pour les cyclistes)
. Smartphone et ordinateur portable
. Horaires flexibles - Télétravail possible à l’issue de la période d’intégration (jusqu’à 3 jours/semaine)
Fourchettes de salaire : en fonction du profil du candidat
Connaissances :
Techniques administratives et bureautiques
Normes rédactionnelles
Maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques
Techniques de communication, de secrétariat bureautique
Une connaissance du numérique est un plus
Savoir-être :
Rapide, réactif et esprit d'initiative
Autonome, gérer les priorités, rigoureux et sens organisationnel
Travailler en équipe
Faire preuve de discrétion professionnelle
Savoir-faire :
Savoir organiser et hiérarchiser son activité
Filtrer et orienter les informations
Maîtrise de la suite office (word, excel, powerpoint...)
Maîtriser les techniques de secrétariat
Réaliser des comptes rendus et des synthèses sur des sujets généraux (organisation, logistique...)
Organiser des réunions
Assurer un rôle de conseil et d'alerte
Vous rencontrerez nos recruteurs lors de plusieurs entretiens.
Agents contractuels : recrutement initial en CDD 3 ans, avec possibilité d’évolution à terme
Fourchettes de salaire : en fonction du profil du candidat
